Logiciel de gestion de stock, inventaire et facturation a telecharger gratuitement (Codes barres)

Cliquez parmi les onglets afin de choisir le type de document que vous désirez créer.

Commandes=BC1
Factures=FT1
Notes de crédit=NC1
Offres de prix=OP1
etc.…

Cliquez sur le bouton pour sélectionner un client ou fournisseur existant.

(Pour encoder un nouveau client, tapez son nom dans le champ situé à gauche des jumelles et validez au clavier avec la touche Entrée ou Entrée. Ensuite, cliquez sur OUI pour ajouter le client. Complétez sa fiche et pour terminer : validez les données du client avec la touche F10 ou cliquez le bouton OK)

Cliquez sur le bouton pour générer le nouveau document.

Le curseur passe automatiquement dans le corps du nouveau document.
Cliquez sur le bouton pour sélectionner un produit
Appuyez la touche Entrée ou Entrée du clavier pour confirmer et passer à la colonne suivante.

(Pour encoder un nouveau produit, tapez sa référence dans la colonne référence et validez au clavier avec la touche Entrée ou Entrée. Ensuite, cliquez sur OUI pour ajouter le produit. Complétez sa fiche et pour terminer : validez les données du produit avec la touche F10 du clavier ou cliquez le bouton OK)

NB: Lors de l'ajout de produits dans un document, un clic DROIT sur le bouton active la recherche par référence secondaire.
Si besoin est, adaptez les quantités, prix…
Si vous disposez du module GESTION de STOCK, les quantités sont automatiquement mise à jours.
Pour ajouter des lignes, cliquez sur le bouton , la flèche DOWN ou la touche F2 du clavier.
Pour terminer: sauver le document en cliquant sur le bouton ou appuyer la touche F10 du clavier.
Pour l'impression cliquez le bouton ou la touche F7 du clavier.

IMPORTANT : N'oubliez pas d'utiliser le click-DROIT de votre souris pour activer les menus contextuels.

Pour ajouter les produits dans votre stock, pour changer la quantité, créez une facture d'achat (ou onglet inventaire):

1) Cliquez le bouton "Achat" du menu Fichier->Documents.
2) Cliquez l'onglet "Facture d'achat" ou "Inventaire".
3) Tapez "REG" comme référence fournisseur (REG = référence fournisseur pour l'inventaire).
4) Cliquez le bouton "+" pour ajouter un document.
5) Si le produit existe déjà dans le corps du document, encodez la référence du produit et la quantité à rentrer en stock.
6) Si le produit n'existe pas, tapez la nouvelle référence souhaitée dans le corps du document, tapez Entrée et "Ajouter nouvel enregistrement", ensuite vous complétez la nouvelle fiche produit, revenez au document et encodez la quantité à entrer en stock

PS: Les sorties de stock se font automatiquement par les factures de vente, tickets de caisse, caisse ou notes d'envoi.

Pour afficher tous les documents d'un journal, double-cliquez sur le champ "Recherche client" Les documents s'affichent par ordre de numéro, le plus récent au-dessus. Fonctionnalités du champ REFERENCE: Encodez la référence d'un client ou fournisseur existant puis Entrée ou Pour une recherche: tapez les premières lettres d'une référence suivit d'une * puis Entrée ou tapez son n° d'identification puis Entrée ou Cliquez sur les jumelles pour sélectionner un client ou fournisseur ensuite cliquez sur le bouton + ou touche F2 pour ajouter un nouveau document.
Pour affichez tous les documents d'un journal pour un seul client, effectuez une "Recherche client" ou double cliquez sur le nom d'un client affiché dans la grille des documents. Cliquez le bouton droit de la souris sur les jumelles pour effectuer une recherche de documents par montant Cliquez le bouton droit de la souris et "insérer document" pour insérer un document hors séquence
Le curseur de sélection sert à adapter le nombre de documents résultants d'une recherche. NB: Au plus cette valeur est petite au plus les recherches sont rapides, mais les anciens documents ne seront pas affichés.

Sélectionnez le ou les documents à copier, par exemple les commandes ouvertes d'un client en cliquant (+ touche CTRL) dans la marge de la grille des documents.
Cliquez le bouton droit et dans le menu "Copier vers…", là vous pouvez choisir le journal vers lequel vous allez rassembler les documents sélectionnés (par exemple FT1 pour copier vers une facture). Les commandes copiées passeront en statut "Fermées". Pour chaque produit copié dans le document, le stock "Quantité" et "En commande" sera automatiquement mis à jour.

Pour créer un nouveau Package:
Lors de l'encodage des produits dans un document, cliquez le bouton droit et choisir "Enregistrer Package".
L'ensemble des produits et/ou textes présents dans le document seront sauvegardés sous forme de Package et pourront être restitués dans un autre document.
Pour restituer un Package:
Lors de l'encodage des produits dans un document, insérez une ligne vierge et cliquez le bouton droit et choisir "Charger Package".
L'ensemble des produits et textes présents dans le Package seront récupérés dans le document en cours.
On peut par exemple ne pas cocher la case "Prix", dans ce cas, se seront les prix en cours des produits respectifs qui seront pris par défaut.

Dans le corps d'un document, quand le curseur arrive au niveau du prix, appuyez la touche F1. Une fenêtre vous affiche alors:
A gauche, les différents prix en cours dans la fiche produits A droite, l'historique des ventes au client actif dans le document pour le produit en question. Au-dessous un champ qui permet l'encodage d'un prix TVA-incluse.
Vous pouvez cliquer sur un des prix de gauche ou un des anciens prix de l'historique pour le restituer dans le document.

Lors de l'encodage des lignes dans le corps d'un document, cliquez le bouton droit et choisir le menu "Insérer texte", dans la fenêtre tapez votre texte.
NB: utilisez la touche "Insert" du clavier pour insérer des lignes vierges.
Vous pouvez sauvegarder des textes "type" (formules de politesse etc.…) en utilisant le bouton droit et le menu "Enregistrer Package".
Pour créer des nouveaux textes "type", utilisez simplement le corps d'un nouveau document "OP1-Offre de prix".
Tapez votre texte dans le corps du document et cliquez le bouton-droit pour choisir "Enregistrer Package".

Les documents "Clôturés" sont par exemple:
Les factures ou notes de crédit ayant étés imprimées ou envoyées par e-mail.
Les bons de commandes ayant été copiés vers une facture.
Voir gestion des journaux -> champs "Clôturés pour..."
La règle générale est :
Les documents sont "Clôturés" quand on les copie vers un autre document , sauf les factures, elles sont clôturées à l'impression ou e-mail.

Si des factures ne sont PAS clôturées, c'est que vous ne les avez pas imprimées, ou qu'elle on été réouvertes pour d'éventuelles correction, mais vous avez oublié de les ré-imprimer.
Parfois aussi, les utilisateurs réouvrent les document pour encoder le paiement, il est INUTILE de réouvrir le document dans ce cas.
Pour encoder le paiement quant un document est clôturé, il faut cliquer sur le numéro du document, PUIS CLIQUER DROIT et dans le menu contextuel choisir le menu Paiement et le type de paiement encaissé.
Les documents ouverts sont tout ceux qui ne sont pas "Clôturés"! (Monsieur de la Palisse)
Pour l'encodage d'un PAIEMENT dans un document clôturé, cliquez sur le n° doc. Puis cliquez le bouton droit de la souris pour choisir le menu Paiement. Voir également dans le menu Aide->F.A.Q (Questions fréquemment posées)
Pour effectuer une correction, cliquez le menu: Edition->Réouvrir document (Module nécessaire: EFYPAYMENT) NB: Cette opération n’est possible que pour un utilisateur de Type ADMINISTRATEUR -> voir menu: Fichier -> Utilisateurs

Si vous désirez adapter la mise en page d’impression des documents:
Pour le logo, voir menu Fichier->Société
Voir le menu Utilitaires->Paramètres->Impression
Voir le menu Fichiers->Journaux->Texte au pied du document
Voir le menu Utilitaires->Paramêtres->Impression
Ou veuillez utiliser un éditeur HTML tel que Front-Page ou Dreamweaver afin d’éditer le fichier LAYOUTMOD.HTM (effectuer une copie de layout.htm) dans votre dossier c:\Program Files\Easy For You - ou dans Vista -> C:\Utilisateurs\NOM D'UTILISATEUR\AppData\Roaming\Easy For You.
Concernant le tarif, voir l’option:EFYLAYOUT Si vous n’êtes pas expérimenté dans l’édition HTML, voir l’option:EFYLAYOUT+EFYLAYOUT2

Le bouton "Impayés" permet de voir à tout instant les documents non payés et le solde des clients débiteurs.
Type de paiement habituel de ce client ou fournisseur.
Attention: Dans un document si le type de paiement est encodé, le document est considéré comme "déjà payé" et ne fait plus partie des documents "Impayés".
Pour l'encodage d'un PAIEMENT dans un document clôturé, cliquez sur le n° doc. Puis cliquez le bouton droit de la souris pour choisir le menu Paiement. Voir également dans le menu Aide->F.A.Q (Questions fréquemment posées)
Pour effectuer une correction, cliquez le menu: Edition->Réouvrir document (Module nécessaire: EFYPAYMENT) NB: Cette opération n’est possible que pour un utilisateur de Type ADMINISTRATEUR -> voir menu: Fichier -> Utilisateurs
Pour imprimer le type de paiement sur un document NON payé, choisir le type dans le menu Fichier->Clients->Paiement

Le calcul de la taxe (TVA,TVS,...) se fera en fonction du code-taxe repris dans chaque lignes d’un document.
A l’encodage d’une ligne produit dans un document, si la devise de celui-ci est celle utilisée par défaut dans les Outils->paramètres->Généraux->Devise, le code-TVA repris par défaut sera celui présent dans la fiche produit, Dans le cas contraire, le code taxes repris par défaut sera celui présent dans la Gestion des devises->Codes taxes Ventes ou Achats.
Lors de l’ajout d’un nouveau produit dans le menu Fichier->Produits, le code TVA par défaut sera celui présent dans le menu Utilitaires-> Paramètres->Comptabilité->Code taxes ventes ou achats .

L'onglet Back-Order (reliquats) affiche les commandes OUVERTES de tous les clients (ou fournisseurs pour les achats).
(BO=Commandes dont la totalité n'a pas encore été livrée).

EFFECTUER UNE LIVRAISON PARTIELLE :

Dans l'onglet Back-Order (reliquats), sélectionnez le client concerné en double-cliquant sur la ligne correspondante du document.

Pour chacun des produits, entrer la quantité à livrer dans la colonne " livré " (seule colonne éditable) et taper F10 pour valider l’ensemble des opérations.

Pour générer la facture correspondante à ces produits et les retirer du stock : cliquer sur Réf.client et ensuite cliquer le bouton droit de la souris et choisir : copier vers facture ou note d'envoi.

N.B. :

Seules les lignes correspondant à une livraison complète disparaissent du tableau après facturation.

La commande correspondante est automatiquement clôturée lorsque l'ensemble des produits a été livré.

Toutes ces opérations sont aussi d'application pour les Back-Order (reliquats)s d'achats (fournisseurs).

L'impression ou la pré-visualisation permet de voir la quantité restante à livrer.

Cette liste permet de visualiser les différents paiements ou acomptes encaissés dans vos factures ou tickets (uniquement CLOTUREES) ou commandes (uniquement OUVERTES).
Cette liste est classée selon la date du paiement et un regroupement avec un sous-total est fait automatiquement par type de paiement.
Cette liste peut également récapituler les prélèvements ou dépôts d'argent liquide.

Exemple : pour ajouter le paiement d'une facture dans la caisse :

- Cliquez l'onglet des factures.
- Cliquez le bouton droit de la souris sur le numéro de document de la facture à apurer.
- Dans le menu paiement sélectionner le type de paiement.
- Encoder la date et la référence du paiement encaissé.

Dès à présent ces informations concernant le paiement de cette facture seront visibles dans la caisse.
Dans la caisse : cliquez le bouton " Caisse du jour " ou " Caisse du mois " pour visualiser la liste complète des opérations de caisse.

L'ajout de lignes dans l'onglet caisse ne concerne que les opérations effectuées en argent liquide.
Au départ, le montant " liquide de la caisse " est à zéro et est indiqué par une ligne : " Liquide de la caisse du jj/mm/aa "

Chaque jour, une ligne de caisse est ajoutée automatiquement par le logiciel et reprend le total du liquide du jour précédent.

Si des factures ou commandes on étés apurées en argent liquide, dès le lendemain, la nouvelle ligne de caisse " Liquide de la caisse du jj+1/mm/aa " reprendra le total des paiements effectués en liquide.

Par conséquent, il faut de temps à autre effectuer des prélèvements, sinon votre caisse risque d'atteindre des montant exorbitants.

Exemple : pour effectuer un prélèvement :

- Ajoutez une ligne comme dans un document habituel.
- Encodez la référence " REG " comme référence produit.
- Remplacer le libellé de cette ligne de caisse, par exemple, par " Prélèvement pour la banque ".
- Encodez le montant et mettez la quantité sur -1 (négatif = prélèvements, positifs = dépôts)

Pour tenir à jour le total d'argent liquide de votre caisse, vous pouvez par exemple, notez les différents prélèvements (ou dépôts) ou achats en liquides, comme : " Prélèvement resto untel ", " Prélèvement carburant véhicule … " etc.

N'oubliez pas :
Prélèvement : Quantité = -1
Dépôts : Quantité = 1